Interview over leren rond integriteit met Arno Schans (War Child)

Interview

Op welke manieren was War Child al met integriteit bezig voor de incidenten van afgelopen februari?

Integriteit is altijd relevant geweest en zal dit ook altijd blijven. Bij een organisatie als War Child, waar het om kinderen in conflictsituaties gaat, ligt hier nog extra nadruk op. Er was dus al heel veel geregeld op het gebied van integriteit. Een voorbeeld hiervan is de Child Safeguarding Policy (CSG), die van groot belang is in ons veldwerk. Vroeger heette deze Child Safety Policy. Dit is recentelijk herschreven met een uitgebreid implementatieplan, waarin Child Safeguarding Focal Points een belangrijke rol hebben. Ook was er al een algemene Code of Conduct, waarin goed omschreven staat welke gedragsnormen wij hanteren. Deze code is juridisch getoetst, omdat het bij wangedrag soms ook nodig is de juridische weg op te gaan.

 

Tenslotte hebben we beleid op Anti-Fraud en Anti-Corruption. In sommige van deze documenten en werkwijzen merkten we dat de meldingsprocedures beter moesten. We willen namelijk dat het voor iedereen precies duidelijk is waar je terecht kan met issues rond ongewenst gedrag. Voor het melden van financiële misstanden was dit bijvoorbeeld duidelijker en makkelijker dan voor situaties die met de Code of Conduct te maken hadden. Het is best een drempel voor mensen om lastige situaties rond ongewenst gedrag te melden. We vinden het daarom belangrijk om een open cultuur te creëren waarin het normaal en goed is om te melden als je iets overkomt wat niet okay is, of als je daar getuige van bent. Speakup! hebben we dat genoemd en op dit moment leggen we de laatste hand aan zo’n Speakup! Policy.

 

Hoe hebben de gezamenlijke acties van de sector (bijv. de workshops door Partos) hierin meegespeeld?

Na februari werd pijnlijk duidelijk dat we een verbeterslag kunnen maken in het ‘levend maken’ van de codes en regels en de werkwijzen binnen de organisatie. Hoe meld je misstanden en welk gedrag wordt er verwacht? De workshops van Partos hebben input gegeven om dit soort gevoelige onderwerpen te bespreken in een vertrouwde omgeving. Ook was het waardevol om uit te diepen: ‘Waar hebben we het nu precies over als we spreken over misdragingen?’  Sommige zijn heel duidelijk, bijvoorbeeld kindermisbruik. Andere zijn minder duidelijk, bijvoorbeeld prostitutiebezoek; moet of kun je dat werknemers verbieden? Onder welke omstandigheden? Of situaties met machtsmisbruik, die zijn soms ook lastig te duiden.

 

De workshops van Partos hebben geholpen om te beseffen dat regels niet voor alle situaties oplossing bieden. Door concrete situaties te schetsen hebben we geleerd over het proces van morele oordeelsvorming. Hoe deel je, als manager of medewerker, de vragen en dilemma's die je tegenkomt? Hoe leer je van de dingen die gebeurd zijn? Voor een sterk integriteitssysteem heb je niet alleen beleid, maar ook  gedrags- en vaardigheidstraining nodig om een “culture of integrity” te creëren. Organisaties kunnen hier zeker van elkaar leren. Tegelijkertijd moet je als organisatie ook een eigen pad doorlopen, omdat iedere organisatie anders is qua cultuur, management en formele gezagsverhoudingen. Dat betekent dat integriteitsbeleid telkens binnen een organisatie eigen gemaakt moet worden en in de dagelijkse praktijk invulling moet krijgen. Het gaat om het creëren van een open cultuur, waar echt de tijd voor moet worden genomen. Het is veel meer dan het schrijven en goedkeuren van documenten.

 

Hoe ben je in de praktijk met het thema aan de slag gegaan binnen War Child?

Naast de Partos workshops, ben ik zelf ook kennis gaan ophalen bij Governance & Integrity. Ook ben ik langs gegaan bij het ministerie van Defensie en bij Greenpeace International, omdat zij al lang bezig zijn met het verbeteren van hun integriteitssystemen. Ik vond dat erg nuttige informatie opleveren, omdat zij ver zijn in hun meldingsprocedures, het managen van onderzoeken en inrichten van leerprocessen. Intern zijn we vervolgens in de stukken gedoken en hebben we met een team van verschillende mensen (vanuit HRM, financiën, juridisch, fondsenwerving en communicatie) gewerkt aan een verbeterslag aan ons eigen integriteitssysteem.

 

Een van de voornemens is het maken van een one-pager voor medewerkers met uitleg over hoe we binnen War Child om willen gaan met integriteit. Het is volgens mij een illusie te denken dat mensen 40 pagina’s aan regels gaan onthouden. Er is ook een heldere flowchart gemaakt, waarin de route om meldingen van integriteitsschendingen is uitgewerkt. Melden bij je manager, bij senior management, bij een Speakup! Committee e.d. Wanneer kun je naar een externe  vertrouwenspersoon? Of naar een extern meldpunt, zoals het huis voor klokkenluiders. Dit alles ligt nu voor feedback bij onze Country Offices. Ik ben heel benieuwd of ons denkwerk in Nederland aansluit bij de dynamieken in het veld. Verder ben ik een sterk voorstander van een sectoraal onafhankelijk meldpunt waar mensen terecht kunnen. Nationaal of internationaal.  

 

Wat zijn stappen die goed gaan in de praktijk en welke dilemma’s kom je tegen? 

Samen leren zoals nu in Nederland gebeurt door een sector-breed actieplan is een goede stap. Een uitdaging is om dit in de praktijk te brengen in een internationale organisatie. Daarin stuit je op cultuurverschillen: mensen hebben er andere ideeën over misstanden, daders, slachtoffers en straffen. Hoe komen mensen in de organisaties tot goede morele oordelen? Hoe stimuleren we dat daar open over gesproken wordt? De invloed van cultuur is groot. De Nederlandse cultuur over “eerlijkheid”, en “gelijkheid” of “machtsmisbruik” is anders dan die van Uganda of Colombia. Ook omdat er verschillen zijn in het functioneren van een nationaal rechtssysteem. Een beleidsdocument uit Nederland versturen is daarmee maar een deel van het verhaal. Het is een begin. Ik geloof dat we echt het gesprek aan moeten gaan zodat we van elkaar kunnen leren en dat praten over integriteit ingebed moet worden in de organisatie. Leiders hebben hierin een cruciale rol. Sowieso het thema agenderen (en dat doen we!) Maar ook: je  kwetsbaar durven opstellen? Over je dilemma’s en mogelijk verkeerde beslissingen in het verleden. Daarmee stimuleren leiders de openheid van delen binnen een organisatie. Dat scherpt het morele oordeelsvermogen, voorkomen we misstanden en kunnen we beter reageren als het toch mis gaat.

 

Hoe kijk je naar dit onderwerp op de langere termijn? 

Integriteit stond al hoog op de agenda, maar is nu nog belangrijker geworden. De behoefte aan directe acties staat soms op gespannen voet met de noodzaak om het onderwerp blijvend en duurzaam te integreren in de hele organisatie. Het thema is nu super-urgent. Iedereen binnen de organisatie is zich ervan bewust dat directe actie nodig is. Dat maakt het makkelijker om nu actie te ondernemen en beleid aan te passen. Maar integriteit is een zaak van lange adem. Het een thema is waar je goed en wat langer over na moet denken om het zorgvuldig en duurzaam te blijven oppakken. Waar menskracht voor nodig is. Dat is voor kleinere humanitaire organisaties soms lastig. Ik kan jaloers kijken naar het ministerie van Defensie met een aparte integriteitsafdeling. Want verder bouwen aan een integriteitssysteem kost tijd, goede regels, goede processen, communicatie, trainingen. En het is ook complex met een organisatie die veldkantoren in verschillende landen heeft. Voor mijn gevoel hebben we het afgelopen jaar als internationale organisatie  grote stappen gezet in duidelijkere regels en toegankelijker maken van ons meldprocedures. Een vervolg is het opzetten van trainingen, zodat we echt gaan oefenen. Belangrijk is dat we blijven bouwen aan een open cultuur waar we integriteit bespreekbaar maken.