Office Manager

Sluitingsdatum
28-04-2019

Beschrijving van de vacature

Partos is de branchevereniging voor ontwikkelingssamenwerking in Nederland en verenigt circa  100 Nederlandse ontwikkelingsorganisaties. Partos zet zich in voor de belangen van haar leden, zodat zij zo succesvol mogelijk een rechtvaardige en duurzame wereld kunnen creëren voor iedereen. In onderling vertrouwen verbindt, versterkt, vernieuwt en vertegenwoordigt Partos haar leden voor effectieve ontwikkelingssamenwerking. The Spindle is het innovatieplatform van Partos waarbij vernieuwing in de sector wordt aangejaagd.

 

Partos is op zoek naar een:

Office manager

(24 uur per week, voor 6 maanden met mogelijkheid op verlenging)

 

In de rol van office manager ondersteun je de algemeen directeur en andere Partos teamleden. Je takenpakket bestaat uit agendabeheer, correspondentie en het opvolgen van diverse actiepunten. Je coördineert de informatiestroom naar relaties, verzamelt vergaderstukken en fungeert als eerste aanspreekpunt voor het bestuur. Het archiveren, ontvangen van bezoekers, redigeren van teksten, mede-coördineren van events, regelen van visa en het boeken van reizen zijn ook voorkomende werkzaamheden. Daarnaast doe je ook het beheer van facilitaire zaken zoals het voorraadbeheer.

 

Wat ga je doen?

 

Ondersteuning van de directeur, bestuur en team:

  • Plannen, organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen van de Algemene Ledenvergadering en het bestuur; verzamelen en verzenden van de vergaderstukken; waar mogelijk opstellen van geagendeerde stukken en begeleidende memo’s op basis van globale aanwijzingen;

  • Notuleren van de bestuursvergaderingen en ALV; bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten;

  • Bijhouden en bewaken van de agenda van het team.

 

Secretariële en administratieve werkzaamheden t.b.v. het bureau in algemene zin:

  • Behandelen van telefonische vragen;

  • (Zoveel mogelijk) zelfstandig afhandelen van binnengekomen en uitgaande correspondentie;

  • Bijhouden van het archief en het relatiebeheersysteem;

  • Ondersteunen bij redactie van teksten;

  • Beheren facilitaire zaken en  voorraad artikelen.

 

Ondersteuning evenementen:

  • Tickets en visa regelen voor deelnemers;

  • Gastenlijsten bijhouden;

  • Hand- en spandiensten bij evenementen.

 

Bijdragen aan het functioneren van de Partos-organisatie:

  • Signaleren van knelpunten in de organisatie die gevolgen kunnen hebben voor het functioneren van het bureau;

  • Bedenken van verbeteringen in procedures en werkmethoden binnen het bureau.

 

Wat breng je mee?

 

Kennis en ervaring

  • MBO/HBO werk- en denkniveau;

  • Ervaring met managementondersteuning en archiefbeheer;

  • Goede kennis van het Nederlands en Engels;

  • Affiniteit met internationale samenwerking.

 

Vaardigheden en competenties

  • Vaardigheid in het gebruik van kantoorautomatisering;

  • Vaardigheid in het voorbereiden en notuleren van vergaderingen;

  • Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, kernachtig, grammaticaal juist;

  • Organisatorische vaardigheden;

  • Sociale vaardigheden, collegiaal, loyaal, oplossingsgericht, bereid tot samenwerken.

  • Betrouwbaar: komt gemaakte afspraken tijdig en efficiënt na;

  • Nauwkeurig: werkt met een grote mate van zorgvuldigheid;

  • Zelfstandig en ondernemend: verricht zonder hulp van anderen taken en weet in te schatten bij welke taken overleg met of goedkeuring van anderen nodig is;

  • Leergierig: weet nieuwe informatie te verwerken en toe te passen;

  • Flexibel in drukke tijden;

  • Servicegericht: is hulpvaardig bij het ondersteunen van collega’s indien deze te maken hebben met plotseling grote werkdruk.

 

Wat bieden we je?

 

  • Een enthousiast team, waar we elke dag met elkaar lunchen en daarna een potje tafelvoetballen.

  • Een goed bereikbare werklocatie in Amsterdam Duivendrecht;

  • Een arbeidsovereenkomst van 24 uur met Partos voor een half jaar, met uitzicht op verlenging;

  • Goede secundaire arbeidsvoorwaarden. zoals opbouw loopbaanbudget en IKB1 17,10 % per jaar en een pensioenregeling bij Zorg en Welzijn;

  • Salarisinschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring in schaal 5-CAO-Welzijn.

 

Enthousiast?

Mail je motivatiebrief met CV voor 28 april naar am@remove-this.partos.nl, t.a.v. Annemiek Mion.